今日はここのところ溜まってしまっていた受信トレイ内のメールを捌いて捌いて捌き倒して空っぽにしました。あー、スッキリ爽快。お待たせしてしまっていた関係者の皆様にはお詫び申し上げます。m(__)m
受信トレイにメールを残さない運用のススメ
たいていのメールソフトは受信したメールアイテムが受信トレイに入ってきます。それらをどう処理するか、おそらくパターンはいずれかになると思います。
- そのまま受信トレイに残す
- 別のフォルダに振り分ける
- 読んだら(不要だから)削除する
- そもそも自動仕訳で受信トレイにメールを入れない
- 上記パターンの組み合わせ
私は一年前くらいからこんなルールでやっています。
- そもそも不要なメールは自動仕訳で削除もしくは登録解除して受信トレイに入るメールを減らす
- システムの通知メールなど特定の条件の元に届くメールは自動仕訳で指定の別フォルダに入るようにする(決まったタイミングでチェックするのを忘れずに)
- 読んで終わりのメールは読んだら既読フォルダに移動する
- 読んですぐ返信できるものは返信する(やりとりが終わりのものは既読フォルダに移動する)
- 読んですぐ返信できないもの、返信するけど残タスクが残るものは受信トレイに残す
- 残したものに着手して返信したら上記対応する
できるだけ、メールチェックしたタイミングで上記対応を取るようにしていますが、やはり溜まってしまうこともあるので、どこかのタイミングで受信トレイ内を棚卸しします。
3週間分のメールが溜まった状態=今の仕事の健康状態
今日は受信トレイの棚卸しを3週間ぶりにやったので、かなり時間がかかりましたが、とてもスッキリして痛感しました。
- メール整理が都度都度できていないくらい気持ちの余裕がない
- 同、時間の余裕がない
- 同、タスクが重なっている
- 同、仕事のマネジメントができてない
- 同、集中力が足りてない
これをやったところで忙しさはすぐになくならないかもしれないけど、まずはこういう自分の状態に気づくことが重要だなと思います。気づくことができれば、改善に向かう動きを取れるし、少なくともメールを溜めないように日々のセルフマネジメントは復活させることができるかなと。←明日から頑張ります
受信トレイ内が空っぽになる=仕事が整理された状態
働く全ての人々がそうではないと思いますし、最近ではメールベースのコミニュケーションではなくメッセンジャーやslack のようなツールを使ったコミニュケーションも増えています。でももしメールベースのコミニュケーションが多いようだったら一度試してみることをオススメします。大半の仕事がメールベースで行われている人だったら、これだけでタスク管理になります。
もし受信トレイに長期間メールが残っていたら
- 1つのメールの中で複数の要件が重なっているかもしれないので内容を整理する
- タスクや課題として別に管理すべき内容であれば別表で管理する
- 同様にナレッジや情報として残しておきたい内容であれば別表で管理する
- 相手に依頼したまま応答なしになっているかもしれないのでリマインドする
こんな対応をしようとしていますが、2,3番目は苦手なところなので今期の取り組み目標のひとつにしました。自分だけでなくチームのマネジメントをする役割として、まずは自分がきちんとやる!でいきます。
素敵な明日を