泳ぐオダジン放送局

日々フラフラっと回遊しながら気づいたことをラジオでフリートークするようにお届けします。ラジオ好き、少年ジャンプ好き、ハンバーガー好き、ヒトが好き。※本ブログの内容は、私個人の考えです。所属する組織・団体とは関係ありません

10連休3日目、今日も研修事務局を担当する

今日は昨日に続き、「PBL実践のための基礎スキル講座」で事務局担当していました。

PBL実践基礎スキル講座/アクティブ・ラーニングの理論と実践 - BEYOND / C

研修事務局って何してんの?

研修の事務局、企業内で行う一社研修のときには人事部や人材開発部など、主管部門の担当者が対応することが多いです。私も前職時代に良くやってました。

最初に会場設営と出欠確認して、最後にアンケート取って会場片付けるのが事務局の仕事でしょ?と思っている人に、事務局の仕事を紹介してみます。

前日までにやること

事務局と聞くと研修当日の仕事だけを想像しがちですが、実際には研修を実施するために事前に行うことがたくさんあります。

  • 研修企画を立ち上げる
  • ベンダーもしくは社内講師(自分の場合もあり)と企画の素案を作る
  • 社内の関係者に説明、ヒアリングする
  • 研修企画をさらに練り上げる(ベンダー依頼の場合は見積取得)
  • 講師と日程と会場を仮押さえする(ベンダー依頼、外部会場利用の場合は見積取得)
  • 社内関係者(決裁者など)に研修企画を説明して口頭承認をもらう(ベンダー依頼の場合は社内稟議前にベンダー担当者や講師から説明してもらうなど)
  • 口頭承認とは別に社内手続きが必要な場合は実施内容と費用の承認手続きを行う
  • 社内承認が完了したら、講師と日程と会場を確定する(ベンダー依頼、外部会場利用の場合は正式発注)
  • 社内の関係者ならびに受講者の上司にアナウンスする(内容の周知、受講者の選抜、業務調整のお願いなど)
  • 受講者に研修開催をアナウンスする(研修目的、目標、アジェンダ、日程、会場、出欠確認方法など)
  • 受講者の出欠返信を取りまとめる(リマインド、欠員分の補充、増員希望の調整など)
  • ベンダーもしくは社内講師から研修内容の詳細設計状況を確認する(必要あれば内容調整を依頼する)
  • ベンダーもしくは社内講師から研修教材の開発状況を確認する(必要あれば内容調整を依頼する)
  • 事前課題があればアナウンスして受講者から回収する(リマインド、実施状況確認、講師への共有など)
  • 研修で使用する備品(特に講師が利用する映像音響PC周り、グループワークで使用する資材など)を確認し、不足分を手配する(ベンダー依頼でベンダー側で用意する場合は不要)
  • 研修で使用するテキスト、配布資料を印刷する場合は必要部数を確認して印刷する(ベンダー依頼でベンダー側で印刷する場合は不要)
  • 出席者リスト、グループ割、座席表、名札を必要に応じて作る(必要があれば講師へ事前共有、会場貼り出し用を印刷)
  • 受講者からの欠席連絡、遅刻早退連絡、日程変更連絡などに対応する(場合によっては受講者の上司に共有と対応依頼する、各種資料の情報更新)
  • 受講者へ実施直前のリマインドをアナウンスする
  • 講師へ実施直前の状況確認する
  • 可能な場合は前日に会場設営する(机と椅子の配置、映像音響PC周りの設置と動作確認、配布資料や資材の持ち込みなど)
  • 社内講師の場合はリハーサルに立ち会う(リハーサルをやらないこともある)

こうやって書き出してみると、ほんとにいろいろやることあるなあ。

 

当日やることは日を改めて書いてみることにします。

 

素敵な明日を